Knowledge Management System

Sebuah Knowledge Management System (KMS) atau sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) dalam pengertian sebuah sistem aplikasi yang mengkombinasikan dan mengintegrasikan fungsi untuk sebuah perlakukan kontekstual terhadap masing – masing pengetahuan eksplisit dan tasit, selama sebuah organisasi atau bagian organisasi tersebut menjadi target dari tindakan manajemen pengetahuan.

Tujuan utama dari KMS adalah untuk mendukung dinamika pembelajaran organisasional dan keefektifan organisasi tersebut.

 

KMS dapat ditinjau dari berbagai sudut pandang berbeda, antara lain :

• Berfokus terhadap dukungan TIK untuk sebuah siklus hidup KM dan/atau instrumen organisasi tertentu yang diterapkan sebagai bagian dari tindakan manajemen pengetahuan.
• Berfokus pada analogi yang diusulkan antara manusia dan pemrosesan serta pembelajaran informasi yang bersifat organisasional.
• Meninjau ulang seperangkat fungsi yang menjadi bagian dari KMS sebagaimana yang telah ditawarkan di pasaran.
• Adanya ekstensi atau integrasi terhadap perangkat lunak yang ada, seperti solusi intranet, sistem pengelolaan dokumen, sistem pengelolaan alur workflow, perangkat kelompok, dan sistem komunikasi.

 

Perbedaan utama antara KMS dan sistem TIK tradisional antara lain, sistem pengelolaan dokumen, solusi intranet atau perangkap kelompok dapat dikarakteristikan sebagai berikut :

 

• Tindakan

Tujuan KMS didefinisikan oleh tindakan KM saat KMS disebarkan. Oleh karena itu, KMS dirancang sebagaimana implementasi KMS tersebut tertanam dalam sebuah tindakan KM yang komprehensif. Menurut Stein dan Zwass (1955), didefinisikan bahwa adanya penekanan terhadap tujuan utama dari KMS untuk meningkatkan keefektifan organisasional dengan adanya manajemen sistematis terhadap sebuah pengetahuan. Dengan demikian, KMS merupakan bagian teknologis dari tindakan KM yang juga meliputi orientasi manusia dan instrumen organisasi yang berfokus pada peningkatan produktivitas pekerjaan berbasis pengetahuan. Tindakan KM dapat dikelompokan misalnyam mengacu kepada strategi pada orientasi manusia, tindakan personalisasi dan orientasi teknologi berbasis kodifikasi. Jenis – jenis tindakan KM berganting pada jenis sistem informasi pendukung yang dapat dianggap sebagai KMS dari sudut pandang lingkungan aplikasi tersebut.

 

• Konteks

Menurut Alavi dan Leidner (2001), KMS diterapkan untuk mengelola pengetahuan yang dijelaskan sebagai informasi personal terkait dengan fakta, prosedur, konsep, interpretasi, ide, observasi, dan penilaian. Dari sudut pandang KMS, pengetahuan atau knowledge adalah informasi yang bermakna untuk dikelola, diakumulasi, dan ditanam dalam konteks penciptaan dan penerapan. KMS terutama memanfaatkan pengetahuan yang dikodifikasi, namun juga membantu komunikasi atau interfensi yang digunakan untuk menginterpretasikan situasi dan untuk menghasilkan aktivitas, perilaku, dan solusi. KMS mengkombinasikan dan mengintegrasikan pelayanan, misalnya untuk publikasi, organisasi, visualisasi, ditribusi, pencarian, dan pemulihan pengetahuan eksplisit sebaik identifikasi kemampuan dan keahlian, komunikasi dan kolaborasi dalam rangka mendukung penanganan dari pengetahuan implisit.

Dengan demikian, sebuah KMS mungkin saja tidak muncul secara radikal berbeda dengan sistem informasi yang ada, namun membantu untuk mengasimilasi informasi kontekstual. Di sisi lain, peran TIK adalah untuk menyediakan akses kepada sumber pengetahuan dan dengan bantuan dari konteks yang disebarkan, untuk meningkatkan luasnya penyebaran pengetahuan antar manusia daripada menyimpan pengetahuan itu sendiri (Alavi dan Leidner, 2001). Konteks internal dari pengetahuan menjelaskan tentang keadaan dari penciptanya, misalnya penulis, tanggal pembuatan, asumsi atau tujuan penciptaan. Konteks eksternal berkaitan dengan pemulihan dan penerapan pengetahuan. Konteks tersebut mengkategorikan pengetahuan, yang berhubungan dengan pengetahuan lain, menjelaskan hak akses, pembatasan penggunaan, dan keadaan serta umpan balik dari penggunaan kembali (Barry dan Schamber, 1998). Pengelolaan dari konteks bersifat terpusat untuk mewujudkan pelayanan KM bagi partisipan dan menghubungkan mereka kedalam instrument KM yang kemudian diterapkan dengan bantuan proses KM.

 

• Proses

KMS dikembangkan untuk mendukung dan menambah proses pengetahuan intensif, tugas atau proyek dalam beberapa hal, misalnya menciptakan, membangun, identifikasi, menangkap, akuisisi, seleksi, dll. dan yang terakhir namun bukan paling sedikit adalah penerapan pengetahuan, yang disebut juga siklus hidup pengetahuan, dimana pada akhirnya berfungsi untuk mendukung pekerjaan berbasis pengetahuan. Dalam sudut pandang ini, KMS menyediakan jalur mulus untuk alur pengetahuan eksplisit melalui proses perbaikan, atau melalui sebuah forum berpikir yang mengandung interpretasi dan ide.

 

• Partisipan

User memainkan peran aktif sebagai partisipan yang terlibat dalam jaringan pengetahuan dan komunitas yang dibangun oleh KMS. Hal ini tercermin melalui dukungan dari konteks dalam KMS. Manajemen sistematis dalam konteks dibutuhkan untuk menyediakan penghubung semantik antara pengetahuan yang dikodifikasi dan manusia atai kolektif, seperti tim, kelompok kerja atau komunitas yang berperan sebagai pemegang pengetahuan, antara penanganan terhadap pengetahuan eksplisit dan implisit, dan datara pengetahuan yang terdokumentasi dan umpan balik, valuasi, dan komentar tentang elemen penerapan pengetahuan dengan masing-masing partisipan lain.

Desain dari KMS mencerminkan bahwa pengetahuan dikembangkan secara kolektif dan distribusi daripada pengetahuan tersebut mengarah kepada perubahan yang bersifat berkelanjutan, dan penerapannya dalam konteks berbeda dengan partisipan yang juga berbeda di sisi latar belakang dan pengalamannya.

 

• Instrumen

KMS diterapkan dalam area penerapan dengan jumlah yang besar, misalnya dalam area pengembangan produk, peningkatan proses, manajemen proyek, dan manajemen sumber daya manusia. Secara khusus, KMS mendukung instrumen KM, diantaranya :

• Menangkap, menciptakan, dan membagi best practices.
• Implementasi sistem manajemen pengalaman.
• Menciptakan direktori pengetahuan korporasi, taksonomi atau ontologi.
• Menciptakan dan membina komunitas atau jaringan pengetahuan.
• Memfasilitasi penyelesaian masalah.

KMS menyediakan kombinasi yang direncanakan, dan integrasi servis pengetahuan yang membina satu atau lebih instrumen KM secara bersamaan.

 

• Pelayanan

KMS digambarkan sebagai platform TIK dalam sejumlah pelayanan terintegrasi. Proses – proses yang harus didukung telah memberikan indikasi awal terhadap jenis pelayanan yang dibutuhkan. Contoh untuk pelayanan mendasar antara lain untuk kolaborasi, pengelolaan alur kerja, manajemen dokumen dan konten, dan visualisasi. Sedangkan untuk pelayanan lanjutan antara lain mencocokan profil dan analisis jaringan dalam rangka menghubungkan partisipan dengan minat yang sama, pencarian yang sama atau perilaku komunikasi, atau kapabilitas pembelajaran yang sama, dan analisis teks.

 

• Platform

Dalam fokus terhadap tindakan, proces, dan partisipan dapat dilihat sebagai pendekatan yang bersifat user-centric kepada desain KMS, dan pendekatan IT-centric bergantung pada instrumen serta pelayanan dan menyediakan sistem dasar untuk menangkap dan mendistribusikan pengetahuan. Platform ini kemudian digunakan didalam organisasi. Bisa saja di seluruh bagian organisasi, atau khususnya pada organisasi multi nasional yang menjadi bagian dari organisasi tersebut, seperti jalur bisnis, kantor cabang pembantu, atau sebuah fungsi bisnis.

 

Gambar 1.1 memberikan tinjauan keseluruhan terhadap karakterisitik KMS. Tiga karakterisitik yang antara lain adalah tindakan, proses, dan partisipan diperuntukan untuk bisnis dan fokus user. Sedangkan instrumen, pelayanan, dan platform merupakan karakteristik yang berorientasi pada fungsi atau TI. Konteks berhubungan dengan bisnis dan TI sebagai fokus dari user. Tujuan yang sebelumnya telah ditetapkan oleh tindakan KM bertujuan untuk membantu mendefinisikan proses dan partisipan yang diimplementasi melalui bantuan instrumen KM yang seharusnya didukung oleh pelayanan KMS atas dasar sebuah platform komprehensif dan pengendalian terhadap penyebarannya. Partisipan dan komunitas atau jaringan pengetahuan merupakan sebuah kelompok yang ditargetkan untuk berinteraksi dengan KMS agar dapat membawa tugas-tugas berbasis pengetahuan.

Tugas-tugas berbasis pengetahuan dikelola dalam sebuah akuisisi dan proses penyebaran yang dibutuhkan untuk menetapkan tindakan manajemen pengetahuan. KMS itu sendiri mengandung platform komprehensif daripada perangkat individual dengan pelayanan lebih lanjut yang dibangun pada tingkat atas yang secara eksplisit mempertimbangkan pokok-pokok pengetahuan, yaitu informasi atau konten ditambah dengan konteks didalamnya. Pelayanan dikombinasikan dan diintegrasikan dalam rangka mengembangkan instrumen KM. Sebuah KMS harus selaras dengan hal-hal berikut :

1. Dengan lingkungan bisnis
2. Dengan lingkungan user dengan ekspektasi tentang pengalaman user yang melimpah dan pelayanan KMS yang dipersonalisasi sesuai dengan permintaan.
3. Dengan lingkungan infrastruktur TI yang menentukan dasar teknis
4. Dengan lingkungan fungsional yang menentukan interface pelayanan untuk desain KMS.

 

Gambar 1.1.   Karakteristik KMS

Karakteristik tersebut dapat digunakan sebagai kebutuhan untuk menilai apakah sebuah sistem aktual termasuk dalam KMS atau tidak.

 

referensi :

Maier, Ronald. (2007). Knowledge Management Systems Information and Communication Technologies for Knowledge Management. 3^rd Edition. Springer. German.